Cara Praktis saat harus Pindah Kantor

Pindah Kantor dapat menjadi proses yang begitu panjang dan melelahkan, tetapi jika Anda telah merencanakan dan mengatur kegiatan pindah itu dengan baik, maka pindah kantor akan bisa diselesaikan tepat waktu tanpa harus kehilangan banyak waktu kerja.

Berikut informasi yang berguna untuk suatu perusahaan yang akan melakukan relokasi.

1. Memilih tempat baru
Pilihlah tempat yang menawarkan masa sewa fleksibel jika Anda belum yakin akan menyewa dalam waktu yang lama. Sewa ruang kantor jangka pendek cocok untuk perusahaan startup. Sesuaikan dengan kebutuhan, apakah tempat yang akan disewa cukup besar? Sewalah tempat yang diperkirakan cukup untuk menampung semua karyawan ketika perusahaan berkembang nantinya, sesuai dengan pepatah sedia payung sebelum hujan. Keamanan juga harus menjadi perhatian utama. Apakah ada tim keamanan yang berjaga di lokasi atau apakah ada kamera CCTV, pastikan tidak ada hal–hal membahayakan yang mengancam bisnis Anda dan ini harus menjadi penentu utama ketika akan memutuskan untuk pindah kantor.

2. Buat daftar kegiatan penting
Buatlah timeline kegiatan penting yang harus Anda lakukan ketika kembali bekerja setelah pindah lokasi kantor. Misalnya, jadwal kapan penggantian polis asuransi harus dilakukan dari kantor lama ke kantor baru. Rencanakan dan buat garis besar tentang bagaimana seharusnya kantor Anda terlihat. Apakah akan ada perubahan suasana dan tampilan dari kantor lama? Apakah memerlukan perabotan baru? Luangkan pula waktu untuk mendapatkan izin dan lisensi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis di kantor baru.

3. Alokasikan sumber daya
Pasti akan diperlukan biaya terkait dengan jasa pengiriman barang untuk mengumpulkan dan menyiapkan peralatan dari kantor lama ke kantor baru. Karyawan harus mau membantu menyiapkan peralatan jika diperlukan dan ini tentunya akan menekan pengeluaran.

4. Sewa jasa pindahan terkemuka
Pilihlah perusahaan jasa pindahan yang reputasinya baik, cek review online tentang perusahaan tersebut untuk memastikan mereka akan bekerja dengan cepat dan profesional. Anda tentu tidak mau peralatan kantor rusak ketika proses pindahan. Sewa pula perusahaan penyedia jasa bersih-bersih untuk membersihkan kantor yang akan ditinggalkan sehingga bila ada barang yang tertinggal, mereka akan mengantarkannya kepada Anda tanpa tambahan biaya.

5. Beritahu klien
Telpon semua klien dan relasi, pastikan mereka semua mengetahui bahwa perusahaan Anda telah pindah ke tempat baru. Cantumkan logo perusahaan Anda di tempat baru sebelum kantor benar – benar pindah. Dalam beberapa kasus, hal ini sangat berguna jika lokasi kantor baru Anda letaknya tersembunyi, sehingga begitu pindah semua klien dan relasi dapat menemukan kantor Anda yang baru. Selanjutnya, pastikan koneksi internet di kantor baru Anda telah tersedia. Apalagi untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis online, jika internet tidak berfungsi maka akan menimbulkan masalah besar.

6. Pengepakan barang
Beri setiap karyawan sebuah kotak dan suruh mereka untuk tulis nama serta divisi masing–masing. Setiap furnitur dan peralatan harus diberi label nama. Bila perlu, berikan juga kode warna dan pastikan setiap karyawan memegang tanggung jawab untuk memastikan barang–barang pribadi dikemas dan dikirim sesuai dengan nama mereka.

7. Pembaharuan inventaris
Jika Anda pernah berpikir untuk mengupgrade peralatan kantor, maka ini adalah kesempatan yang baik. Lakukan audit terhadap seluruh alat tulis dan stok yang ada. Hitung semua item dan perbaharui daftar inventaris Anda. Terutama untuk perusahaan lama, mungkin terdapat beberapa barang yang telah usang dan tidak diperlukan lagi sehingga harus dibuang.